Nota informativa ai sensi della normativa vigente in materia di protezione dei dati personali (Regolamento UE n. 679 del 2016, RGPD), desideriamo informarla che i trattamenti dei suoi dati personali sono effettuati con correttezza e trasparenza, per fini leciti e tutelando la sua riservatezza ed i suoi diritti.
I trattamenti sono effettuati anche con l’ausilio di mezzi informatici per le seguenti finalità:
1) per acquisire e confermare la sua prenotazione di servizi di alloggio e servizi accessori, e per fornire i servizi richiesti. Trattandosi di trattamenti necessari per la definizione dell’accordo contrattuale e per la sua successiva attuazione, non è richiesto il suo consenso, tranne nel caso in cui siano conferiti dati particolari, cosiddetti sensibili. In caso di rifiuto a conferire i dati personali, non potremo confermare la prenotazione o fornirle i servizi richiesti. Il trattamento dei dati per la predetta finalità avverrà sino a completa esecuzione dei servizi richiesti nonché nel corso dei 180 giorni successivi alla sua partenza, dopodiché alcuni suoi dati continueranno ad essere trattati solo per le finalità e con le modalità indicate nei punti successivi, per l’espletamento dei termini previsti per legge per la conservazione dei documenti amministrativi e delle scritture contabili (10 anni, e anche oltre in caso di accertamenti fiscali);
2) per adempiere all’obbligo previsto dal “Testo unico delle leggi di pubblica sicurezza” (articolo 109 R.D. 18.6.1931 n. 773) che ci impone di comunicare alla Questura, per fini di pubblica sicurezza, le generalità dei clienti alloggiati secondo le modalità stabilite dal Ministero dell’Interno (Decreto 7 gennaio 2013). Il conferimento dei dati è obbligatorio e non richiede il suo consenso, ed in caso di rifiuto a fornirli non potremo ospitarla nella nostra struttura. I dati acquisiti per tale finalità non vengono da noi conservati;
3) per adempiere ai vigenti obblighi amministrativi, contabili e fiscali. Per tali finalità il trattamento è effettuato senza necessità di acquisire il suo consenso. I dati sono trattati da noi e da nostri incaricati, ovvero da responsabili del trattamento all’uopo nominati, e vengono comunicati all’esterno solo in adempimento ad obblighi di legge. In caso di rifiuto a conferire i dati necessari per gli adempimenti sopra indicati, non potremo fornirle i servizi richiesti. I dati acquisiti per tali finalità vengono da noi conservati per l’espletamento dei termini previsti per legge per la conservazione dei documenti amministrativi e delle scritture contabili (10 anni, e anche oltre in caso di accertamenti fiscali);
4) per accelerare le procedure di registrazione in caso di suoi successivi soggiorni presso la nostra struttura. Per tale finalità, previa acquisizione del suo consenso, revocabile in qualsiasi momento, i suoi dati saranno conservati per il periodo massimo di 180 giorni successivi alla sua partenza, per essere utilizzati qualora dovesse essere nuovamente nostro ospite, per le finalità di cui ai punti precedenti;
5) per espletare la funzione di ricevimento di messaggi e telefonate a lei indirizzati durante il suo soggiorno. Per tale finalità è necessario il suo consenso. Potrà revocare il consenso in qualsiasi momento. Il trattamento cesserà comunque alla sua partenza;
6) per fini di protezione delle persone, della proprietà e del patrimonio aziendale attraverso un sistema di videosorveglianza di alcune aree della struttura, individuabili per la presenza di appositi cartelli. Per tale trattamento non è richiesto il suo consenso, in quanto persegue il nostro legittimo interesse a tutelare le persone ed i beni rispetto a possibili aggressioni, furti, rapine, danneggiamenti, atti di vandalismo e per finalità di prevenzione incendi e di sicurezza del lavoro. Le immagini registrate sono cancellate dopo 24 ore, salvo festivi o altri casi di chiusura dell’esercizio, e comunque non oltre una settimana. Non sono oggetto di comunicazione a terzi, tranne nel caso in cui si debba aderire ad una specifica richiesta investigativa dell’autorità giudiziaria o di polizia giudiziaria.
I Suoi dati personali potranno essere comunicati, nei limiti strettamente pertinenti agli obblighi, ai compiti ed alle finalità di cui sopra e nel rispetto della normativa vigente in materia, alle seguenti categorie di soggetti:
- soggetti a cui tale comunicazione deve essere effettuata al fine di adempiere o per esigere l’adempimento di specifici obblighi previsti da leggi, da regolamenti e/o dalla normativa comunitaria;
- persone fisiche e/o giuridiche esterne che forniscono servizi strumentali alle attività del Titolare per le finalità di cui al precedente punto (esempio consulenti, società, enti, studi professionali).
Tali soggetti opereranno in qualità di responsabili del trattamento.
I dati personali non saranno in alcun modo oggetto di diffusione.
Desideriamo inoltre informarLa che il regolamento europeo Le riconosce alcuni diritti, e precisamente i diritti di:
- ottenere la conferma dell’esistenza o meno dei dati personali che la riguardano, anche se non ancora registrati, e la loro comunicazione in forma intellegibile;
- ottenere l’indicazione a) dell’origine dei dati personali; b) delle finalità e modalità del trattamento; c) dell’esistenza di un processo decisionale automatizzato, compresa la profilazione, e della logica applicata, nonché dell’importanza e delle conseguenze previste per l’interessato in caso di trattamento effettuato con l’ausilio di strumenti elettronici; d) degli estremi identificativi e dati di contatto del Titolare e, ove applicabile, del suo rappresentante nonché del responsabile della protezione dei dati ove applicabile; e) dei soggetti o delle categorie di soggetti ai quali i dati personali possono essere comunicati o che possono venirne a conoscenza in qualità di rappresentate designato nel territorio dello Stato, di responsabili o incaricati;
- ottenere: a) l’aggiornamento, la rettifica ovvero, quando vi ha interesse, l’integrazione dei dati; b) la cancellazione, la trasformazione in forma anonima o il blocco dei dati trattati in violazione di legge, compresi quelli di cui non è necessaria la conservazione in relazione agli scopi per i quali i dati sono stati raccolti o successivamente trattati; c) l’attestazione che le operazioni di cui alle lettere a) e b) sono state portate a conoscenza, anche per quanto riguarda il loro contenuto, di coloro i quali i dati sono stati comunicati, eccettuato il caso in cui tale adempimento si riveli impossibile o comporti un impiego di mezzi manifestamente sproporzionato rispetto al diritto tutelato;
- opporsi in tutto o in parte per motivi legittimi al trattamento dei dati personali che la riguardano, ancorché pertinenti allo scopo della raccolta. Ove applicabili, ha altresì i diritti di cui agli artt.16-21 RGPD (diritto di rettifica, diritto alla cancellazione (“diritto all’oblio”), diritto di limitazione di trattamento, diritto alla portabilità dei dati, diritto di opposizione), nonché il diritto di proporre reclamo all’autorità di controllo (Garante Privacy) secondo le procedure previste dalla normativa vigente.
Per l’esercizio dei diritti di cui all’art. 15 e seguenti del RGPD o per domande o informazioni in ordine al trattamento dei suoi dati ed alle misure di sicurezza adottate, e per far valere i diritti a Lei riconosciuti dal Regolamento Europeo potrà rivolgersi a:
Titolare del trattamento: Effekappa Investimenti S.r.l. P.IVA 03088330273 - info@viktoriapalacehotel.com +39 0415268599 Responsabile del trattamento: L’elenco dei possibili Responsabili del trattamento è richiedibile presso il Titolare.
Il testo completo del Regolamento UE e l’ulteriore normativa nazionale rilevante in ambito di protezione dei dati personali possono essere consultati sul sito web del Garante Privacy accessibile al seguente link www.garanteprivacy.it
Se vi dovessero esse modifiche sostanziali con riferimento al modo in cui i dati sono trattati, La informeremo tempestivamente di tali modifiche.
In accordance with current legislation on the protection of personal data (EU Regulation No. 679 of 2016, GDPR), we wish to inform you that the processing of your personal data is carried out correctly and transparently, for lawful purposes and protecting your privacy and your rights.
Processing of data is carried out, also with the help of IT tools, for the following purposes:
1) to acquire and confirm your booking of accommodation services and other services, and to provide such services as requested. Since these data processing is necessary for the definition of the contractual agreement and for its subsequent implementation, your consent is not required, unless you submit special categories of personal data, so-called ‘sensitive data’. In case of refusal to provide personal data, we will not be able to confirm the booking or provide the requested services. The processing of data for the aforementioned purposes will take place until the required services are completed and for 180 days following your departure, although some of your data will continue to be processed but only for the purposes and with the methods indicated in the following points, for the completion of the statutory deadlines for the conservation of administrative documents and accounting records (10 years, and even more in the case of tax audits);
2) to comply with our “Public Safety Law” (Article 109 Royal Decree n. 773, 18/6/1931) which requires that we provide identification data of our guests to the police, for purposes of public safety, in the manner established by the Interior’s Ministry (Decree of 7 January 2013). Data submission is mandatory, and does not require your consent; should you refuse to provide such information, we will not be able to host you in our hotel. Data acquired for such purposes shall not be retained by us;
3) to comply with current administrative, accounting and tax regulations. For these purposes, the processing is carried out without the need to acquire your consent. The data are processed by us and our authorised persons, or by data processors appointed for this purpose, and are disclosed outside the company only in compliance with legal obligations. In case of refusal to provide the data necessary to fulfill the above-mentioned obligations, we will not be able to provide the requested services. The data acquired for these purposes are kept by us for the completion of the statutory deadlines for the conservation of administrative documents and accounting records (10 years, and even more in the case of tax audits);
4) to speed-up check-in on your next visit to our hotel. For such purpose, upon obtaining your consent (which can be withdrawn at any moment), your data will be retained for a maximum period of 180 days after your departure, to be used should you be our guest again, for the purposes referred to in the previous points;
5) to perform the function of receiving messages and telephone calls addressed to you during your stay. For this purpose, your consent is required. You can withdraw your consent at any time. The processing will cease at your departure, anyway;
6) to protect persons, property, and company assets, using a video-surveillance system for some areas of the hotel, which are duly identified by signage. Your consent is not required for such processing because it is conducted pursuant to our legitimate interest to safeguard persons and property against potential violence, theft, robbery, damage, and vandalism. Surveillance is also conducted for purposes of fire prevention and occupational safety and health. Recorded images are erased after 24 hours, except on holidays or other days when the business is closed; images are never retained for more than one week. These images are not subject to third-party disclosure, except as required to comply with specific investigatory demands from the judicial authority or the police.
Your personal data may be disclosed, within the limits strictly relevant to the obligations, tasks and purposes set out above and in compliance with current legislation, to the following categories of subjects:
- subjects to whom such communication must be carried out in order to fulfill or to demand the fulfillment of specific obligations provided for by laws, regulations and / or EU legislation;
- external physical and/or legal persons who provide services that are instrumental to the activities of the data Controller for the purposes referred to in the paragraph above (e.g. consultants, companies, institutions, professional offices).
These subjects will operate as data Processors.
Personal data will not be disseminated in any way.
We also would like to inform you that the EU Regulation recognizes you certain rights, namely the rights:
- to obtain confirmation of the existence of personal data concerning you, even if not yet registered, and their communication in an intelligible form;
- to obtain the indication: a) of the origin of personal data; b) of the purposes and methods of the processing; c) of the existence of an automated decision-making process, including profiling, and of the logic applied, as well as of the importance and consequences for the data subject in case of processing carried out with the aid of electronic instruments; d) of the contact details of the Controller and, where applicable, of the Controller's representative, as well as the Data Processor, where applicable; e) of the subjects or categories of subjects to whom the personal data may be communicated or who may come to know them as appointed representative in the territory of the State, as data processors or authorized persons;
- to obtain: a) updating, rectification or, when interested, integration of data; b) the erasure, transformation into anonymous form or blocking of data unlawfully processed, including data whose retention is unnecessary for the purposes for which the data were collected or subsequently processed; c) the attestation that the operations referred to in letters a) and b) have been brought to the attention, also with regard to their content, of those to whom the data have been disclosed, unless this proves impossible or involves disproportionate effort compared to the protected right;
- to object, in whole or in part: a) for legitimate reasons, to the processing of personal data, even if pertinent to the purpose of the collection. Where applicable, the data subject also has the rights referred to in articles 16-21 RGPD (right to rectification, right to erasure (‘right to be forgotten’), right to restriction of processing, right to data portability, right to object), as well as the right to lodge a complaint with the supervisory authority (Garante Privacy).
For the exercise of the rights referred to in art. 15 and following of the RGPD or for questions or information regarding the processing of data and the security measures implemented, you may in any case forward the request to our company to the following address: Data Controller: Effekappa Investimenti S.r.l. VAT 03088330273 - info@viktoriapalacehotel.com +39 0415268599 Data Processor: The list of possible data Processors can be requested from the data Controller.
The full text of the EU Regulation and the additional relevant national legislation in the field of personal data protection can be consulted on the website of the Garante Privacy available at the following link www.garanteprivacy.it
If there were any substantial changes with regard to the way the data are processed, we will inform you promptly of such changes.